Link til aftale vedr. fælles dataansvar
Link til databehandleraftale
I henhold til GDPR (General Data Protection Regulation) er det vigtigt at identificere og klarlægge rollerne som enten dataansvarlig, databehandler eller fælles dataansvar, særligt når det kommer til behandling af personoplysninger.
Det skal bemærkes, at den endelige vurdering af, hvilken rolle der gælder for de enkelte ydelser, skal det baseres på den konkrete aftale mellem Acture og den pågældende kunde. Nedenstående er en generel vurdering baseret på den almindelige måde ydelserne leveres på og skal revurderes ved tilpasning af ydelsen.
Når vi vurderer de almindelige ydelser fra Acture, kan følgende gruppering foretages:
I denne rolle er det Acture, der afgør formålet og midlerne til behandling af personoplysninger.
Hvis kunden, typisk arbejdspladsen, vælger at oprette medarbejdere hos Acture via stamdata vil der være tale om en videregivelse af personoplysningerne til Acture. Dette kan fx være en liste med navn, e-mail adresser, telefonnumre, afdeling og andre ”tags” på de medarbejdere, der skal modtage ydelserne. Denne videregivelse vurderes ikke at være en databehandling på jeres vegne, men en videregivelse fra jer som dataansvarlig til Acture som dataansvarlig, med formålet at vi kan oprette korrekte brugerkonti til medarbejderne til de ydelser I har bestilt.
Hjemlen for jer som arbejdsplads vil være Databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 eller stk. 2, såfremt I giver ydelserne til medarbejderne, som del af en overenskomst eller GDPR Art.6(1)(f) ”interesseafvejningsreglen”, såfremt I giver ydelserne til medarbejderne som del af jeres arbejdsmiljøtilbud.
Acture vil herefter selv gennemføre oplysningspligten overfor den registrerede (medarbejderen) og sørge for en gyldig behandlingshjemmel (oftest samtykke).
Her kan følgende ydelser falde under denne kategori:
Sundhedstjek
Hos Acture tilbyder vi sundhedstjek med fokus på at forbedre livsstil og sundhed hos medarbejderne i din virksomhed.
Et sundhedstjek hos Acture indeholder blandt andet:
Actures er dataansvarlig da Acture definerer spørgsmålene i sundhedsscreeningen og sundhedskonsulenten sammen med medarbejderen definerer det videre forløb. Helbredsoplysninger fra helbredstjek for natarbejdere opbevares i 40 år i overensstemmelse med Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1165.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Psykologisk krisehjælp
Acture leverer via vores landsdækkende netværk af krisepsykologer hjælp indenfor 24 timer. Alle medarbejdere kan komme til at stå i en situation, hvor det kan være nødvendigt at få professionel hjælp til at kunne håndtere arbejdsmæssige eller familiemæssige problematikker.
Ydelsen leveres af Acture som står for valget af autoriseret psykolog jf. psykologloven.
Acture er dataansvarlig for den behandling, der sker frem til tidspunktet for henvisningen til psykologen (formidlingen) som sker ved direkte kontakt mellem den enkelte medarbejder og krisenetværket af psykologer, hvorefter den enkelte psykolog er dataansvarlig for det videre behandlingsforløb herunder journalføring jf. Bekendtgørelse om autoriserede psykologers pligt til at føre ordnede optegnelser.
Ønsker arbejdsgiver oplysninger retur, fx rapport, indhentes det direkte hos psykologen på baggrund af samtykke mellem arbejdspladsen og medarbejderen.
Ergonomisk gennemgang
Acture sørger for, at de fysiske arbejdsvilkår er tilrettelagt på en måde, så medarbejdere har de bedste forudsætninger for ikke at få smerter og gener – og i værste konsekvens langvarige skader. Vores fysioterapeut kommer ud på jeres arbejdsplads, og gennemgår konkrete øvelser, indstiller arbejdsstationer og rådgiver om sunde arbejds- og livstilsvaner. Gennemgangen kan også foregå online, hvis det foretrækkes.
Acture er dataansvarlig for den behandling, der sker frem til tidspunktet for henvisningen til fysioterapeuten (formidlingen), hvorefter den enkelte fysioterapeut er dataansvarlig, som autoriseret sundhedsperson under autorisationsloven og træffer beslutninger om hvilke personoplysninger, der er nødvendige at behandle, herunder eventuel journalføring jf. Journalføringsbekendtgørelsen.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Online træning
Acture tilbyder kompetente og energiske undervisere, som tager udgangspunkt i jeres virksomheds mål med træningen. De er trænet i at guide og skalere øvelser online, så alle kan deltage uanset niveau og vil lægge hjerte og kræfter i at motivere alle medarbejdere. Onlinetræningen foregår gennem jeres foretrukne online kommunikationsplatform, eksempelvis Teams eller Zoom og kan oprettes som enten åbne links eller en invitation i medarbejdernes kalender.
Acture er dataansvarlig, da det er Actures undervisere der interagerer med medarbejderne og vælger, hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre et godt træningsforløb under hensyntagen til hver medarbejders individuelle behov.
Kombinationsbehandling
Actures kombinationsbehandling indebærer 4 elementer:
Hands on
Manuel behandling. Ledmanipulationer, fysiurgisk massage, akupunktur, kinesiologi mv.
Information og rådgivning
Oplysning og gode råd om skadesforebyggelse, sundhed og skadesindsigt samt en motiverende samtale med alle medarbejderne.
Ergonomi
Ergonomisk gennemgang og indstilling af hver enkelt arbejdsstationen, så smerter og skader forebygges.
Træning
Træningsterapi og træningsvejledning enten hjemme, i fitnesslokalet eller sammen med fysioterapeuten.
Acture er dataansvarlig for den behandling, der sker frem til tidspunktet for henvisningen til fysioterapeuten (formidlingen), hvorefter den enkelte fysioterapeut er dataansvarlig, som autoriseret sundhedsperson under autorisationsloven og træffer beslutninger om hvilke personoplysninger, der er nødvendige at behandle, herunder eventuel journalføring jf. Journalføringsbekendtgørelsen.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Proceskonsultation
Acture A/S tilrettelægger og gennemfører en bred vifte af aktiviteter og processer rettet mod et særligt behov i virksomheden. Vores proceskonsulent arbejder professionelt med at skabe balance imellem vores kunders forretningsmæssige vækst og lederens- og medarbejdernes personlige udvikling.
Oftest vil Actures dataansvar begrænses til det tidspunkt proceskonsulenten går i gang med opgaven. Acture vil forud herfor efter aftale med kunden videregive anonymiseret data i form af APV eller MTU (medarbejdertrivselsundersøgelse) resultater.
Psykomotorisk terapi – Relaxation treatment
Den grundlæggende behandlingsform der udføres i Actures koncept ’Relaxation Treatment’ er psykomotorisk terapi. Psykomotorisk terapi er et evidensbaseret behandlingskoncept, som sikrer bedre samspil mellem krop, psyke og sundhed
Relaxation Treatment skal ses som en pendant til andre terapeutiske behandlinger fx fysioterapi. Der er dog den forskel, at medarbejderen ikke nødvendigvis behøver at have smerter i bevægeapparatet for at modtage Relaxation Treatment. Det kan være medarbejdere, som har et højt stressniveau, eller har brug for at finde ro via afspændende øvelser. Det kan også være medarbejdere som oplever fysiske udfordringer fx at være muskulært anspændt, har gentagne hovedpine eller oplever hjertebanken.
Actures behandlere træffer beslutninger om hvilke personoplysninger, der er nødvendige at for at sikre en god terapi og derigennem bliver Acture dataansvarlig.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Firma Fitness
Acture tilbyder Firma Fitness som inkluderer løsninger til alle former for fysisk aktivitet, der kan foregå på en arbejdsplads, dvs. alt fra oprettelse og drift af nye eller eksisterende motionsrum til aktive pauser, personlig træning, holdtimer, mm.
Personlig træning og holdtimer gennemføres af kompetente og energiske undervisere, som tager udgangspunkt i jeres virksomheds mål med træningen. De er trænet i at guide og skalere øvelser, så alle kan deltage uanset niveau og vil lægge hjerte og kræfter i at motivere alle medarbejdere.
Acture er dataansvarlig, da det er Actures undervisere der interagerer med medarbejderne og vælger, hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre et godt træningsforløb under hensyntagen til hver medarbejders individuelle behov.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Som del af løsningen kan der også gives adgang til MyWelness appen fra Technogym, i den forbindelse har Acture indgået databehandleraftale med Technogym.
Firma Massage
Actures massør træffer beslutninger om hvilke personoplysninger, der er nødvendige at behandle for at sikre en god massagebehandling og derigennem bliver Acture dataansvarlig.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
Helbredskontrol af natarbejdere
Helbredskontrollen skal tilbydes til alle medarbejdere, der udfører mindst tre timer af deres daglige arbejde i tidsrummet 22.00 – 05.00, eller som arbejder mindst 300 timer i dette tidsrum inden for en periode på 12 måneder. Helbredskontrol for natarbejdere er lovpligtigt og ansatte skal tilbydes gratis helbredskontrol, inden de begynder beskæftigelse med natarbejde, og derefter med regelmæssige tidsrum på mindre end 3 år.
En helbredskontrol hos Acture indeholder blandt andet:
Sundhedsscreening indeholdende spørgsmål om medarbejdernes sundhed, trivsel og motivation.
Virksomheden får en detaljeret anonymiseret rapport over gennemsnitsresultater.
Actures er dataansvarlig da Acture definerer spørgsmålene i sundhedsscreeningen og sundhedskonsulenten sammen med medarbejderen definerer det videre forløb. Helbredskontrol af natarbejdere. Helbredsoplysninger fra helbredstjek for natarbejdere opbevares i 40 år i overensstemmelse med Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1165.
Acture står for IT driften af DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
I denne rolle behandler Acture alene personoplysningerne på vegne af en dataansvarlig, der afgør formålet og midlerne til behandling af personoplysninger.
Kunden, typisk arbejdspladsen, vil i den situation indgå en databehandleraftale med Acture der indeholder en præcis instruks om databehandlingen der skal foretages. Kunden vil have ansvaret for en tydelig hjemmel for behandlingen og i øvrigt have hovedparten af forpligtelserne under GDPR.
Som udgangspunkt falder Actures ydelser ikke i denne kategori, men særaftaler med jer kan medføre at vi er databehandler og i disse tilfælde indgår vi en databehandleraftale med jer.
I denne rolle deler både den dataansvarlige og databehandleren ansvaret for nogle aspekter af databehandlingen. Der indgås en aftale om fælles dataansvar baseret på skabelonen fra det Danske datatilsyn hvor ansvarsområderne fordeles.
Her kan følgende ydelser falde under denne kategori:
Arbejdspladsvurdering
Udgangspunktet for behandlingen af personoplysningerne er en komplet løsning hvor Acture har designet spørgeskemaet og dermed definerer, hvilke personoplysninger der skal behandles og hvilke formål oplysningerne indsamles til, fx overordnet kvalitetssikring af APV-undersøgelsen.
Da kunden deltager i beslutning om tilpasning af spørgsmål, herunder om der skal ændres i spørgerammen samt om der skal tilføjes ekstra spørgsmål for at leve op til eventuelle CSR-krav (fx diversitetsansættelser og -trivsel), vil der som udgangspunkt være tale om et fælles ansvar mellem Acture og kunden.
Acture står for IT driften af det anvendte IT-system DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
I enkelte tilfælde kan der anvendes et alternativt IT-system Enalyzer. Enalyzer anvendes efter aftale med kunden i tilfælde af at DigiHealth ikke findes kompatibel med kundens behov.
Trivselsundersøgelse
En trivselsundersøgelse vil som oftest tage udgangspunkt i Actures standardspørgeramme, hvormed Acture definere hvilke personoplysninger der skal behandles og til hvilket formål. Da kunden vil bistå med tilpasning/tilføjelse af spørgsmål, vil udgangspunktet være et fælles dataansvar mellem Acture og kunden.
Acture står for IT driften af det anvendte IT-system DigiHealth herunder løbende drift og udvikling af løsningen, beslutninger om hvilke personoplysninger der er nødvendige at behandle for at sikre en god oplevelse, oplysningspligttekster, indhentning af eventuelt samtykke, cybersikkerhed mv.
I enkelte tilfælde kan der anvendes et alternativt IT-system Enalyzer. Enalyzer anvendes efter aftale med kunden i tilfælde af at DigiHealth ikke findes kompatibel med kundens behov.
